В результате освоения темы студент должен:
- знать основы генезиса концепций успешности и общей эффективности, их показатели и особенности оценки в системе управления проектами;
- уметь связывать выгоды и пользы проекта для заинтересованных в нем лиц и соотносить их с убытками и вредом от его реализации для других;
- владеть методиками измерения успешности и эффективности проекта и управления проектами.
УСПЕШНОСТЬ, ВЫГОДНОСТЬ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЕКТА
В задачи менеджера проекта входит обеспечение успешности проекта. Под успешностью принято понимать деятельность, сопровождающуюся успехом. Успех понимается по-разному: для одних это возможность улучшить собственное материальное положение, а для других - возможность помогать людям и чувствовать себя нужным. В толковом словаре рассматриваются три смысловых значения слова «успех»: «1) удача в достижении чего-нибудь; 2) общественное признание; 3) хорошие результаты в работе». Кроме того, выделяют понятие «истинный успех», характеризующее достижение полной гармонии материальной и духовной его составляющих. Согласно данной этимологии, успех в проектной деятельности может быть истолкован неоднозначно, а именно как: 1) положительные результаты на стадиях разработки, участия в конкурсе и реализации проекта; 2) достижение поставленных целей проекта;
3) общественное признание ценности проектной идеи, инновации и др.; 4) субъективные переживания командой проекта и командой управления проектами достигнутых ими результатов.
В отличие от выгодности показатель успешности имеет социальный аспект, содержит предмет социального одобрения. В проектной деятельности различают успешность проекта и успешность управления проектом. Успешность проекта характеризует свойства, своевременность и общественное восприятие проектного продукта,
а успешность управления проектом - соблюдение согласованных параметров проектной деятельности, профессионализм и слаженность работы команды проекта.
Под критерием понимается количественная и (или) качественная оценка того, как осуществляется приближение к цели. Следовательно, обеспечивая успешность проекта, менеджер проекта осуществляет оценку и балансировку целей проекта и выгод. Процесс такой оценки может включать множество критериев, как количественных, так и качественных, например согласованность со стратегией организации, социальную ответственность.
Состав критериев может отличаться от проекта к проекту. Для оценки успешности конкретного проекта разрабатывают критерии с учетом специфики оцениваемого явления. Большинство критериев требует разбиения их на более конкретные элементы 1 . При их моделировании и формализации возникает проблема выбора адекватных критериев или составления перечня надлежащих критериев. В проектной деятельности важно, чтобы критерии отражали стратегическую, финансовую, техническую и поведенческую ситуации организации и проекта. Поэтому задача оценки успешности проекта сводится к поиску компромисса между полнотой описания целей и количеством критериев. Для повышения точности оценки и управляемости рекомендуется сужать пространство критериев до нескольких жизненно важных и значимых показателей. Для этого сначала составляют полный перечень критериев успешности, а затем его прореживают.
Набор уместных критериев успешности зависит от типа проекта и конкретной проектной ситуации. Например, в перечень критериев успешности, которые учитываются при отборе проектов в сфере НИОКР, целесообразно включить стоимость проекта, его отдачу, вероятности технического и рыночного успехов, размер и долю рынка, доступность необходимого персонала организации, степень приверженности проекту, стратегическую ориентацию проекта, показатель конкурентоспособности, степень благоприятствования окружения и законодательства выполнению проекта; мнения руководителей компании. Кроме того, при построении критерия, как правило, учитываются интересы стейкхолдеров проекта.
Следовательно, оценка успешности проекта является многокритериальной. Но, как известно, в формальных задачах оптимизации критерий один - максимизация приближения к одной цели. Методика построения общего критерия предусматривает определение формы модели успешности с указанием конкретных категорий критериев, определение величин и (или) их диапазона и важности критериев, выбор методов их измерения. Причем в модели успешности проекта целесообразно учитывать критерии не только преимуществ, но и недостатков проекта. Предложены различные способы сведения множества критериев-элементов к одному, т.е. построения однокритериальной модели оценки. Один из примеров - модель ранжирования проектов рассмотрена в параграфе 12.2 учебника (формула (12.1)).
Программа. Портфель проектов и программ.
Программа – это группа взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью и условиями их выполнения. В отличие от отдельного проекта программа требует специальных методов мультипроектного управления (МУ координирует выполнение всех проектов, выполняемых в организации).
Портфель проектов – это группа или множество проектов несвязанных между собой общей целью, но связанных общей ресурсной базой. Например, портфель инвестиционных проектов – основной критерий при отборе проектов – получение максимальной прибыли.
Элементы (компоненты) портфеля проектов - это составляющие портфеля: проекты, программы, субпортфели (подпортфели). Элементы портфеля могут быть независимы друг от друга в отличие от проектов, входящих в программу, а сам портфель может включать подпортфели проектов.
Все компоненты портфеля должны иметь следующие характеристики:
· Отражать существующие или потенциальные инвестиции компании
· Соответствовать целям и задачам компании
· Иметь такие отличительные особенности, которые позволяли бы группировать их для более эффективного управления
· Поддаваться количественному определению
Управление портфелем проектов - это централизованное управление одним или несколькими портфелями, включающее в себя идентификацию, определение приоритетов, авторизацию, управление и контроль выполнения проектов, программ и других работ для достижения определенных стратегических целей компании.
Процедура управления портфелем проектов существенно отличается от управления одним проектом, она, по сути, является процедурой более высокого уровня и имеет иные цели и средства их достижения
Процессы управления портфелем проектов делятся на две группы: группа процессов «Выравнивания» (Aligning Process Group) или формирования портфеля и группа процессов «Мониторинга и контроля» (Monitoring Process Group).
Выравнивание:
· Идентификация проектов,
· Оценка проектов (Evaluation),
· Отбор проектов,
· Определение приоритетов (Prioritization),
· Балансирование портфеля (Portfolio Balancing)
Мониторинг и контроль:
· Пересмотр портфеля и составление отчетов (Portfolio Reporting and Review)
· Стратегические изменения (Strategic Change)
Цели и стратегии проекта. Критерии успешности проекта.
Началом любого проекта является идея, замысел проекта, определяющий его цели и задачи, а завершением – получение конкретного результата: продукта, услуги, технологии и т.д. Таким образом, с определения цели начинается любой проект.
Цель проекта – это желаемый результат деятельности, достигаемый в итоге успешного осуществления проекта в заданных условиях его выполнения. Основными показателями здесь являются получение результата, заданного уровня качества, в рамках временных и стоимостных ограничений.
Стратегия – это способ достижения цели.
Цель – это то, чего мы хотим достичь. Стратегия – это констатация того, каким образом мы собираемся достичь цели.
Стоимостные ограничения существуют в любом проекте, их рамки во многом определяются выбранной стратегией. Если главное в проекте – время (получить результат как можно быстрее), то выбор данной стратегии приведет к возрастанию стоимости проекта. Может быть выбрана другая стратегия – получить желаемый результат при минимальных затратах. Такой выбор целесообразен, когда фактор времени не является столь критичным.
После завершения проекта дается общая оценка достигнутых результатов, и проект по совокупности показателей может быть отнесен к категории успешных или неуспешных.
Если в связи с происходящими изменениями проект теряет свою актуальность, необходимо рассмотреть варианты внесения изменений в замысел или принимать решение о закрытии этого проекта.
Основным критерием успешности проекта является актуальность результата на момент его достижения.
В самом начале проекта весьма целесообразно проанализировать причины возможных неудач проекта (потенциальные зоны рисков).
Основными причинами неудач проекта могут быть:
Неясные цели;
Недостаточное финансирование;
Изменение приоритетов бизнеса;
Недостаточная поддержка со стороны высшего руководства;
Неэффективная команда (квалификация персонала проекта);
Недостаточно эффективное взаимодействие в проекте;
Недостаток самоуправления;
Недостаточно эффективные коммуникации;
Отсутствие мотивации (относится к внутренним рискам);
Необходимо протестировать проект на «причины возможных неудач»: достаточно ли ясны цели проекта? Степень надежности инвесторов? Достаточна ли квалификация команды проекта? Достаточна ли ее мотивация?
Критерии успеха и критерии неудач взаимосвязаны между собой. Но с течением времени они могут изменяться, в частности по мере изменения ситуации на рынке.
24) Методы планирования стоимости.
Есть несколько методик планирования стоимости проекта:
· по аналогии,
· «сверху вниз»,
· по параметрам
· «снизу вверх».
по аналогии (analogous estimating) можно применять, когда планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся в организации ранее. В таком случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем общая стоимость распределяется между задачами.
Этот метод наименее точен, но его применение занимает меньше всего времени. Как правило, стоимость проекта оценивается таким образом только на начальном этапе планирования, когда объем работ еще окончательно не определен и нельзя использовать более точные методики. Чтобы использовать этот метод в MS Project, достаточно вручную заполнить в таблице соответствующие поля.
Определение стоимости проекта по параметрам (parametric modeling) является довольно популярной методикой. Типичным примером является оценка стоимости строящегося дома по площади или определение стоимости мебели по погонным метрам
Точность этого метода и, соответственно, трудозатраты на его использование зависят от числа оцениваемых параметров. Применять примитивные методики, как те, что были приведены в примере, можно в небольших проектах, особенно если накоплен большой опыт их выполнения. Для масштабных проектов могут применяться методики, использующие большое число параметров. Точность таких методик значительно выше, но и времени их применение отнимает больше. Чтобы применить параметрическую методику в MS Project, нужно воспользоваться настраиваемыми полями и функциями.
Методика определения стоимости проекта «снизу вверх» (bottom-up estimating) заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании общей стоимости проекта из суммарной стоимости всех работ. Именно эта методика является наиболее точной, и именно на ее использование ориентирована программа MS Project. Правда, для ее применения требуется больше всего времени, поскольку ее точность во многом зависит от степени детализации состава работ и ресурсов.
Прямо противоположна ей методика определения затрат «сверху вниз», при которой рассчитываются общие затраты на проект или фазу, и исходя из этого определяются возможные затраты на составляющие проекта или фазы. Обычно эта методика используется при ограничении проекта по бюджету либо в сочетании с методом оценки по аналогии.
Что такое проект? Организация предприятия с нуля? Или, может быть, лишь его отдельного подразделения? Создание бренда или одного продукта? Проведение торжества с целью получения коммерческой выгоды или просто организация вечеринки с друзьями? А многие ли из нас знают, как измерить успех проекта? Критерии успеха, сколько их и как они определяются - для многих эти понятия также являются неразгаданной тайной. Вопросов много, не так ли? Чтобы получить на них ответы, читайте статью.
Классика жанра
В управленческом менеджменте имеет вполне логичное и понятное определение. Это любое ограниченное по срокам предприятие, имеющее перед собой цель — создание продукта, услуги или другого явного результата. То есть проектом будет не сама предпринимательская деятельность, а лишь ее старт или реорганизация. Не создание идеи, а ее воплощение в жизнь.
Если с этим все ясно, то вопрос о том, как определяются критерии успеха проекта, не столь однозначен. Начнем с того, что не всегда ясно, что вообще подразумевается под успехом. Специалисты по менеджменту считают, что дело тогда можно считать успешным, когда его инициаторы уложились в отведенные для его реализации срок и бюджет, при этом качество созданного блага соответствует заявленному в плане. Однако существует несколько параметров, которые также условно указывают на положительную реализацию проекта или на его провал.
Негласные критерии успеха проекта
Начнем с того, что само определение успеха каждый видит по-своему. По статистическим данным с первого раза до своего логического завершения доходят далеко не все предприятия, а лишь их третья часть. Во всех остальных случаях в работу нужно вносить некоторые коррективы по ходу выполнения заказа. Но опять-таки, если верить цифрам, то прибыль бизнесменов, которые пожертвовали увеличением расходов ради ускорения темпов работы, возрастает практически в полтора раза (на 140%) по сравнению с теми, кто решил не раздувать бюджет, а продлил срок реализации своих целей.
Поэтому, кроме указанных выше мерок в виде денег, времени и качества, в расчет нужно брать еще два параметра:
- Полученный в результате работы команды новый положительный опыт.
- Удовлетворенность итогами задания всех участников предприятия.
Нельзя сказать, что это принципиальные критерии успеха проекта, но они важны и их необходимо брать в расчет тем руководителям, которые стремятся развивать свое детище, а не всю жизнь топтаться на одном месте.
То, что нельзя осязать
Трудность в определении двух представленных выше параметров состоит в том, что их невозможно просчитать. Их результаты довольно субъективны. Полученный опыт касается в первую очередь исполнителя заказа, и с решением каждой новой задачи компания становится сильнее и успешнее. Это важно для дальнейшей деятельности бизнеса, потому что богатый опыт помогает в привлечении клиентов и дает возможность с успехом реализовывать новые проекты.
А вот добиться всесторонней удовлетворенности результатами работы практически нереально. Всегда найдется тот, кому будет не по душе партнер по бизнесу. Особенно часто это происходит в тех случаях, когда цели и критерии успеха проекта не определены изначально. Проектный менеджмент - это отдельно стоящее направление в науке об управлении предприятиями, и ему следует уделять особое внимание. Как показывает практика, успехом заканчивается дело, которому благоприятствуют следующие факторы:
- руководитель проекта и его команда готовы к изменениям, обладают гибкостью и способностью быстро перенаправлять вектор своей деятельности;
- на каждого из участников предприятия возложена своя доля ответственности;
- в команде нет иерархии либо она сведена к минимуму;
- компания, реализующая проект, пропагандирует принципы культуры доверия между сотрудниками, также важно вовремя реагировать на конфликтные ситуации и не допускать напряженной обстановки в команде и между исполнителем и заказчиком;
- последний фактор — развитие информационной и коммуникативной культуры.
Теперь же обсудим более подробно основные критерии успехов и неудач проектов.
Время и планирование
Каждый, кто хоть раз занимался реализацией проекта, знает, как важно составить предварительный план будущего предприятия. Однако далеко не все умеют делать это правильно. Планируя деятельность, необходимо очень подробно расписывать каждый шаг, отводя на его выполнение реалистичное количество времени. Именно тайм-менеджмент имеет принципиальное значение в реализации проекта. Критерии успешности любого дела включают этот параметр как обязательный не просто так.
Если исполнитель не может закончить работу в срок, а дедлайн постоянно оттягивается, шансов на удачное завершение проекта остается очень мало. Вместе с тем не стоит работать быстро, но в ущерб качеству. Нередко даже те проекты, в которых были сорваны все сроки, в итоге показывают хорошие результаты и приносят солидную прибыль.
Цена и перераспределение ресурсов
Часто в бизнесе случаются ситуации, когда проект оказывается под угрозой срыва из-за недостаточного финансирования. Денег может не хватать по разным причинам — изменение нормативной базы, просчеты при составлении плана, смена поставщика или подрядчика и т. д. Решение о выходе из кризиса ложится на плечи инвесторов, руководителя компании или проектного менеджера.
В случае, когда дополнительное финансирование предприятия не прогнозируется, управляющий проектом должен принять решение об оптимизации расходов. Это вполне логичный и разумный шаг, но, как показывает практика, дело, в котором под раздачу попал персонал (сокращение людей, отказ от обучения новеньких, снижение общего уровня компетенции сотрудников), вряд ли добьется большого успеха. Поэтому лучше выйти за рамки бюджета, чем впоследствии заплатить еще больше за исправление собственных ошибок.
Качество и снижение требований
Сроки и бюджет — это те критерии успеха проекта, которые допускают коррекции и отклонения от первоначального плана. Большинство заказчиков согласны доплатить и дать больше времени на реализацию дела, но никто, повторяем — никто, не согласится получить в результате работы некачественный продукт. Экономить нельзя ни на сырье, ни на человеческих ресурсах. Такая "оптимизация" редко приводит к успеху. Исключения могут составлять только по-настоящему стоящие изменения, которые позволяют одновременно снизить расходы на реализацию проекта, но не умаляют его перспективность.
Руководитель проекта - это критерий его успеха?
Нет, скорее это фактор успеха предприятия. Доказательством этого является не один жизненный пример. Критерии успеха проекта относятся не к конкретному человеку, а к его организационной деятельности и его лидерским качествам. Тем не менее даже чрезвычайно опытный и во всех отношениях хороший проектный менеджер не сумеет выполнить поставленные перед собой цели, если не справится с множеством бюрократических проволочек и некомпетентностью подчиненных.
Любой специалист с легкостью докажет свою профпригодность в той сфере деятельности, с которой он знаком, но как только он окажется в неизвестной для себя среде, он, вероятно, потерпит неудачу. Но, как говорится, не ошибается тот, кто ничего не делает, поэтому дерзайте и добивайтесь успеха!
Вы когда-нибудь задумывались над тем, какими могут быть критерии успешности проекта?
Что такое удачный проект и в чем критерии успеха проектных менеджеров?
У каждого менеджера проектов или специалиста, который имеет дело с управлением проектами и хочет повысить продуктивность труда , существуют свои меры и критерии успеха. Однако многие из них наверняка согласятся: чтобы получить ответ на этот вопрос, нужно оценить не только сам результат, но и процесс подготовки проекта со всеми его методами, технологиями и используемыми инструментами.
Если вы находитесь на самом старте вашего проекта и собираетесь составить план и рабочий график всех этапов и сроков … Если вы планируете применять удобные календари и проектировать оптимальные процессы и правильно ставить задачи всей команде… И, наконец, если в итоге вы хотите получить проект, который будет содержать в себе реальные критерии успеха… Тогда самое время познакомиться с приложением, которое позволяет создавать, планировать проекты и строить диаграммы Ганта онлайн .
GanttPRO обладает качественными и полезными функциями и инструментами для успешного планирования любого проекта. С помощью GanttPRO каждый может применить диаграммы Ганта для любого проекта, независимо от уровня проектной сложности.
На кого рассчитан GanttPRO?
«Проектные менеджеры — самые творческие профессионалы в мире. Мы должны решить все проблемы еще до того, как они произошли”.
Фредрик Харен
Программные решения для управления проектами могут применяться различными компаниями в разных областях. По данным прошлогоднего исследования , список компаний, которые пользуются программами для управления проектами, чаще всего представляют производство (10%), медицина (9%), технологии (8%), строительство (8%), банки/ финансовые учреждения (8%), разработчики программного обеспечения (7%), бизнес-услуги (7%), и остальные (43%).
Этот материал поможет выделить ТОП-5 особенностей GanttRRO, которые могут выявить критерии успешности проекта и добиться высоких результатов.
Основные особенности GanttPRO для успешного управления вашим проектом
Автоматическое планирование для хорошего старта проекта
Если вы привыкли планировать все вручную, обратите внимание, как можно повысить критерии успешности проекта, используя программу автоматического планирования.
- Автоматическое планирование с GanttPRO позволяет планировать и отслеживать каждый этап проекта и определять длительности каждой задачи.
- Пользователь может установить желаемые параметры и планировать сроки выполнения с учетом рабочих часов, выходных и праздничных дней и т.д.
- Автоматическое планирование проекта позволяет ускорить процессы реализации проекта и существенно сэкономить ваше время, например, благодаря возможности быстрого перемещению задач или прикрепления файлов прямо в таблицы.
- Используя авто планирование и диаграммы Ганта, руководители проектов могут пересчитывать сроки и менять расписание задач, например, в случае сдвига даты начала проекта.
Теперь можно забыть о множестве рутинных вычислительных процессов, — автоматическая система сделает все за вас.
Умный календарь как основной инструмент управления бизнесом
«Никогда не оставляйте на завтра то, что можно сделать сегодня».
Бенджамин Франклин
Планируя свой проект, менеджеры должны учитывать множество факторов, которые могут повлиять на задачи и сроки. GanttPRO предлагает использовать удобный календарь для создания подходящего графика работы для любых процессов и бизнес-целей, учитывая рабочие, выходные и праздничные дни, и т.д. Диаграммы Ганта отлично подходят тем менеджерам проектов, которые хотят тщательно детализировать свои задачи.
Умный календарь содержит много преимуществ, влияющих на повышение критерий успеха проекта, которые могут помочь вам в прогностическом планировании.
Такой тип планирования предполагает, что вы прогнозируете задачи и время для их выполнения заранее. Он требует немного больше времени для разработки, но его явное преимущество в более реалистичном графике проекта, поскольку он отражает реальную модель, включая зависимые задачи и доступные ресурсы.
Умный календарь и прогностическое планирование помогут в управлении проектными командами, потому что:
- Даты начала и окончания задач будет основываться на производительности команды;
- Каждый человек в команде будет знать влияние его работы на проект;
- Менеджеры проектов будет легко прогнозировать сроки завершения проектов. Даже если кто-то из сотрудников не будет доступен.
Командная работа, объединяющая все усилия
Управлять своими делами – это наполовину решить исход битвы; контролировать рабочие процессы всей команды — значит победить!
Используя GanttPRO, вы можете планировать проекты вместе с вашей командой и совместно работать с диаграммами Ганта.
Если желаете создать проектную группу, выберите настройки в правом верхнем углу вашей страницы. Там же можно пригласить участников в группу, введяв окно их электронные адреса и нажав кнопку «Пригласить».
Вы помните последний матч вашей любимой баскетбольной команды? Как правило, результаты матчей напрямую определяет сплоченная, взаимодействующая и быстро реагирующая эффективная команда . То же самое происходит во время планирования и реализации любого проекта.
Лучшее доказательство — в ярком примере.
Давайте рассмотрим, как GanttPRO может помочь организовать рабочий процесс команды при подготовке проекта в сфере маркетинга.
Например, маркетолог работает в крупной компании и планирует реализовать глобальный проект в определенное время и с определенными результатами. Это может быть, например, специалист по маркетингу, который пытается запланировать участие в конференции или выставке. Давайте предположим, что ему необходимо определить все сроки и расписать задачи проекта для разных отделов или коллег:
- Для начальника , чтобы утвердить участие;
- Для логистов , чтобы организовать доставку к месту;
- Для юристов , чтобы подготовить все необходимые документы и справки;
- Для отдела закупок , чтобы приобрести необходимые товары вовремя;
- Для маркетологов , чтобы обеспечить визуальную рекламу и узнаваемость бренда в ходе реализации проекта;
- Для PR-специалистов , чтобы обеспечить информационную поддержку и продвижение в медиа-каналах;
- Для дизайнеров , чтобы разработать необходимые атрибуты;
- Для отдела контента , чтобы создавать все сообщения для проекта, и так далее.
И таких взаимодействий может быть гораздо больше.
Как видите, планирование и организованные командные процессы могут значительно ускорить результаты любого проекта. Будьте уверены, что ничего не потеряется при наличии хорошей структуры.
Отслеживание статуса в настройках GanttPRO для качественной реализации проекта
Существует еще одна важная особенность GanttPRO, которая помогает отслеживать прогресс и статус проекта. Отслеживание статуса позволяет проверять состояние и ход каждого этапа с момента запуска проекта, а также сделать планирование более удобным.
Вы можете легко проверить статус проекта или задачи, зная начало запуска проекта и дату окончания. Кроме того, можно отслеживать процент выполнения какой-либо стадии проекта и сколько времени на это было потрачено. Это позволяет решить, как планировать задачи, даже если ваша компания имеет гибкий график работы или разные смены. Поэтому руководители проектов всегда могут управлять ресурсами эффективно и быть в курсе всех задач и вопросов. С помощью GanttPRO что-то упустить будет сложно.
Шаблоны, которые экономят время
Используя ранее завершенные проекты, вы можете создать шаблон для ваших будущих целей. Это позволит сэкономить время и избежать повторных действий при создании очередного проекта с нуля.
Эта особенность будет полезна, если ваш прошлый проект полностью завершен. Причины для этого могут быть разными, но очень удобно иметь базовый шаблон проекта всегда под рукой. Все, что вам нужно сделать для начала нового проекта, это настроить параметры и приступать к работе. Здесь вы можете архивировать и сохранить в качестве шаблона диаграммы Ганта.
Эти пять функций GanttPRO выглядят вполне приемлемыми и легко применимы, не так ли? Хотите узнать больше про критерии успешности проекта? Самый простой способ — прочитать информацию на сайте GanntPRO, а также на youtube канале.
Мы надеемся, что этот материал про полезные функции GanttPRO поможет вам достичь успехов в управлении проектами.
Всегда рады вашим комментариям и пожеланиям!
