Зачем нужна корпоративная социальная сеть
Формально, социальная сеть – это интерактивный веб-сайт, который доступен для использования зарегистрированными на нем пользователями, они наполняют такой самостоятельно. При этом социальная сеть является автоматизированным программным комплексом, который используется, в первую очередь, для коммуникации между пользователями.
– это внутренний портал корпорации, регистрация на котором доступна только для сотрудников, является одним из инструментов формирования корпоративной культуры организации, а также используется для повышения уровня взаимодействия между сотрудниками и отделами корпорации.
В противовес использованию открытых социальных сетей (в том числе корпоративных аккаунтов, групп, страниц и т.п.) внутренние системы позволяют создавать повышенный уровень доверительных отношений в коллективе, использовать сетевой капитал, а также формировать условия для распределенной работы над групповыми проектами внутри корпорации. Также в корпоративных социальных сетях ведутся обсуждения текущего положения дел, открываются страницы сотрудников с возможностью публикации записей, фактов и т.п.
Основные возможности корпоративных социальных сетей
|
Возможности |
Характеристика |
|
|---|---|---|
|
Экономия ресурсов |
Повышение эффективности использования трудовых, информационных и временных ресурсов. |
|
|
Снижение внутренних издержек |
Происходит за счет организации веб-конференций, даже если сотрудники территориально распределены, предоставления доступа к экспертным знаниям и опыту профессионалов, которые работают в компании. |
|
|
Ускорение передачи информации |
За счет информационных рассылок, объявлений, анонсов и прочих возможностей, которые реализуются в программном комплексе. |
|
|
Экономия времени сотрудников |
Большая часть информации может быть представлена в разделе "Помощь" для разных подразделений. |
|
|
Возможность работы с внешней аудиторией |
Если реализована возможность представления информации для внешней аудитории через блоги и аккаунты сотрудников, повышается эффективность работы корпорации, прозрачность для внешней целевой аудитории. |
|
|
Эффективная обратная связь |
Быстро выявляются проблемы, решаются оперативные задачи, реализуются управленческие решения. Дополнительные разъяснения для сотрудниках о решениях и политике руководства компании. |
|
|
Усиление сплоченности коллектива и вовлеченности сотрудников |
Работники лучше узнают друг друга, расширяются горизонтальные связи между отделами. Повышается заинтересованность в результатах труда. Широкие возможности для межличностного общения, сплочения команды. Вносится элемент позитивного живого общения. |
|
|
Кадровые вопросы |
Поиск экспертов среди сотрудников компании, выявление кадрового резерва, организация обучения и повышения квалификации. |
Вместе с тем, следует учитывать ряд недостатков:
- "Размывается" организационное видение.
- Повышается количество времени, которое уходит на обсуждение, что негативно влияет на эффективность работы при решении малозначимых вопросов.
- Появление эмоциональных споров по мелочам и решенным ранее вопросам.
- Появление неформальных лидеров и популистов в избыточном количестве.
- Открытые – полный доступ ко всей информации сотрудников, кроме явно закрытой, личных данных и т.п. Сторонний пользователь, хотя и не может регистрироваться в такой сети, может просматривать всю доступную информацию. Закрытыми остаются только личная переписка и непубликуемые в открытый доступ данные.
- Закрытый – доступ к информации в социальной сети имеют только сотрудники корпорации и ограниченный круг лиц. Обычно имеют только веб-интерфейс входа, либо могут располагаться на корпоративном домене в закрытом разделе или на поддомене.
- Смешанный – наиболее прагматичный вариант организации корпоративной социальной сети, когда явно разграничивается информация для внутренней и внешней аудитории.
В любом случае, корпоративная социальная сеть создается для повышения эффективности работы сотрудников корпорации, формирования , улучшения качества услуг и производимой продукции, развития организационной культуры, оптимизации взаимодействия подразделений и сотрудников, повышения эффективности бизнес-процессов и иных аналогичных целей.
Особым видом корпоративной социальной сети является внутренняя сеть компании, она отличается ее целевой ориентацией на конкретную задачу: формирование и развитие HR-бренда компании. Такой подход в перспективе позволит экономить на подборе новых сотрудников, сократить текучесть кадров, сформировать набор уникальных преференций (социальных, финансовых, психологических) работникам, которые компания предоставляет своим работникам и ради которых в ней стоит трудиться.
Главная задача внутренней социальной сети корпорации – доведение до сотрудников ценностей компании, предоставляемых возможностей и создание способов взаимодействия в процессе работы.
Следует отметить, что это инструмент преимущественно используется кадровыми службами корпораций, а также отделами развития персонала и т.п. Вместе с тем, коммуникация в рамках корпоративной внутренней социальной сети выходит далеко за пределы функций и задач кадровых служб. С другой стороны, такой целостный подход к организации внутренних коммуникаций в компании позволяет эффективно взаимодействовать с целевой аудиторией, которой выступают сотрудники корпорации.
Крупные предприятия сталкиваются со сложностью формирования сильного , поскольку информация о работодателе может быть противоречивой и не всегда достоверной. Внутренняя социальная сеть позволяет в значительной степени формировать поток положительной информации о работодателе среди работающих там людей, а за пределами своей работы они распространяют эту информацию среди потенциальных сотрудников по каналам "сарафанного радио".
Внутренняя социальная сеть корпорации может стать хорошим инструментом формирования корпоративной культуры и HR-бренда работодателя.
При этом методика работы будет аналогичной, как при : взаимодействие с целевой аудиторией, баланс ценностей и потребностей, формирование ожиданий от компании-работодателя.
Целевая аудитория HR-бренда через призму внутренней социальной сети корпорации включает руководителей, управляющих, специалистов, рабочих, выпускников вузов и т.д. Ценности и ожидания в полной мере соответствуют концепции HR-брендинга.
Отдельно следует отметить, что внутренняя социальная сеть может использоваться для оперативного информирования всех сотрудников о том или ином мероприятии, о введении новых стандартов, запуске бизнес-процесса и других важных вехах в жизни компании.
Логично, что для международных компаний внутренние социальные сети становятся еще более важным инструментом, так как подразделения находятся в разных странах, а экономия времени на распространение важной информации до всех сотрудников будет значительной.
Использование корпоративных социальных сетей в HR-брендинге
Традиционно считается, что формирование бренда работодателя – это одно из направлений деятельности отделов кадров или маркетинга. Однако, в корпорации все подразделения в большей или меньшей степени участвуют в работе по формированию бренда привлекательного работодателя, а координируется она специалистами по формированию HR-бренда работодателя, обычно и относящимися к кадровой службе или отделу маркетинга. Вопрос создания и управления имиджем на рынке труда решается с помощью технических средств коммуникаций, одно из которых внутрикорпоративные социальные сети.
Социальные сети, объединяющие в Интернете людей с общими интересами, желанием установить новые дружеские связи или укрепить старые, выучить язык или решить проблемы карьерного роста, стали неотъемлемой частью нашей жизни. Многие компании уже могут похвастаться тем, что им удалось использовать эти технологии на благо организации.
С одной стороны, представляет собой автоматизированную социальную среду, позволяющую общаться группе пользователей, объединенных общим интересом, а с другой стороны, прекрасно поддерживает стратегию в области работы с персоналом.
Благодаря наличию возможности оперативного доступа к информации менеджмент через корпоративную социальную сеть может говорить работникам:
- сосредоточьтесь на новых технологиях и решениях с высоким потенциалом;
- обеспечивайте клиентам инновационные решения;
- станьте главной силой нашей компании.
- Ориентация на успех компании и клиентов.
- Инновации, ценности и польза для всех.
- Доверие и ответственность.
Корпоративная социальная сеть должна повторять и индивидуальные ценности компании, при этом открывать новые каналы коммуникации, создавая уникальную коммуникационную среду, которая поощряет сотрудников к участию в дискуссиях, обмену вопросами, продвижению идей и оценке событий в компании. В результате достигается следующий результат: повышение информированности, продуктивности и ощущения причастности персонала к миссии организации.
Внедрение социальных сетей и других веб-инструментов в корпоративный бизнес-процесс – очевидная для любой компании тенденция последних лет.
Корпоративные социальные сети позволяют пользователям перейти от индивидуального общения к построению групповых отношений с целевыми аудиториями. При этом надо отметить, что не только работники компании, но и другие люди, интересующиеся делами корпорации, хотят иметь возможность общаться с представителями компании, которые:
- являются экспертами по интересующим их вопросам;
- являются специалистами в необходимой им профессиональной области;
- уполномочены дать обратную связь и т.д.
Отметим, что внутренние корпоративные сети позволяют привлекать и удерживать талантливых кандидатов, предоставляя им среду для творчества. Сегодня для повышения вовлеченности персонала во внутренние задачи компании недостаточно делать электронную новостную рассылку раз в неделю. Традиционные односторонние информационные инструменты в корпорации необходимо заменять видеоматериалами, вебинарами, блогами, мобильными приложениями, форумами и т.д.
Особо следует уделить внимание вопросам безопасности при распространении информации, однако нужно учитывать, что построение социальной сети невозможно без доверия корпорации каждому работнику и личной ответственности сотрудника всегда и во всем.
Для крупной компании важны следующие вопросы:
- межкультурное понимание;
- предоставление равных возможностей в коммуникациях персонала, например, в корпоративной социальной сети каждому сотруднику предоставлено право вести личный блог, либо это же можно реализовать через веб-портал компании;
- соблюдение баланса работы и жизни собственная социальная сеть позволяет сотрудникам компании по-новому взаимодействовать друг с другом и не только делиться профессиональной информацией, но и обмениваться личным жизненным опытом.
Наличие соответствующей корпоративной культуры и собственной социальной сети положительно влияют на имидж компании на рынке труда. Если компания хочет сделать свой бренд узнаваемым на рынке труда, то недостаточно просто проинформировать целевую аудиторию о наличии HR-бренда. Для его создания и в дальнейшем для управления им требуется многогранный и скоординированный план коммуникаций с множеством потенциальных пользователей, слушателей, зрителей и т.д. План работы над должен учитывать все требования, предъявляемые к коммуникациям, как с внешней, так и с внутренней аудиторией.
Внешняя аудитория (возможные сотрудники). Только правильно выбранные каналы коммуникации позволят привлечь профессионалов и специалистов, способных достигать необходимых бизнес – результатов.
Внутренняя аудитория (персонал, работающий в компании). В этом случае каналы коммуникаций учитывают не только технические возможности для связи, но и множество дополнительных задач: потребности в развитии карьеры, ориентацию новых сотрудников, поиск работы в других филиалах, участие в программах развития персонала, в том числе и за счет создания новых проектов.
Основные результаты и преимущества использования внутренних корпоративных социальных сетей в компании
Основные результаты внедрения корпоративной социальной сети в компании:
Эффективность коммуникаций в корпорации обеспечивает следующие преимущества:
- Многообразие методов взаимодействия персонала привлекает и сохраняет кадровый потенциал и делает компанию привлекательным работодателем.
- Разнообразие инструментов коммуникаций дает сотрудникам не только уверенность в том, что они будут услышаны, но и чувство принадлежности к развитию компании, что, в свою очередь, позитивно влияет на производительность их труда.
- Технологии коммуникаций – это не только некая связь между рабочими местами в компании, но и связь с рынком труда. Персонал компании должен позитивно выделяться в глазах клиента компании. Кому-то может показаться, что работодатели по своей сути выглядят одинаково в представлении потенциальных кандидатов, но компания стремимся донести до них, в чем ее отличие от своих конкурентов.
Сокращение «текучки» кадров
Корпоративная соцсеть так же, как полис ДМС, бесплатные фитнес и обеды, – показатель заботы о сотруднике, признание его ценности. Это в некоторой степени гарантирует приток специалистов высокого класса, нацеленных на долгосрочное сотрудничество. При этом они готовы работать за оклад даже чуть ниже рыночного. Другая весомая функция социальной сети – быстрая адаптация новичков за счет возможности оперативного поиска нужной информации без участия наставника. Карточки сотрудников, корпоративная структура, офисные традиции, режимные моменты, рабочие процедуры – ответы на эти вопросы легко найти в КСС.
Снижение уровня стресса
Низкая эффективность работы каждого сотрудника, вызванная стрессом от ежедневных нагрузок, выливается в низкую эффективность бизнес-процессов . Каждый работник в течение дня должен иметь возможность отвлечься от выполнения должностных обязанностей – например, пообщаться с коллегами. Социальная сеть позволяет сделать это внутри компании, при этом сотрудник «не выключается» из рабочего процесса.
Формирование открытой среды
В крупных компаниях, особенно с большим количеством географически распределенных филиалов, иногородние подразделения часто не в курсе, что происходит в головном офисе. Сотрудники практически незнакомы друг с другом, нет сплоченности, нет коллектива, нет мотивации. Корпоративная соцсеть создает общее пространство, в котором каждый может пообщаться с коллегой, обменяться опытом, где бы тот ни находился. Кроме того, система оповещений мгновенно доносит всю важную информацию о событиях в компании до каждого работника. Открытая среда позволяет повысить эффективность работы компании. Каждый сотрудник, каждый отдел чувствует себя частью коллектива, четко представляет, как его действия соотносятся с действиями коллег. Например, внедрение корпоративной социальной сети корпорацией Procter&Gamble , количество сотрудников которой насчитывает 140 тысяч человек в 160 странах, помогло существенно повысить производительность по географически распределенным проектам.
Создание быстрых коммуникаций
Корпоративный портал или электронная почта не способны ускорить коммуникации между сотрудниками. К тому же люди избегают общения в рабочих «инструментах» чисто психологически. В корпоративной же соцсети, созданной по образу и подобию всем хорошо знакомых классических соцсетей, сотрудники контактируют значительно легче, постепенно перенося в КСС решение рабочих вопросов. Сокращается время на обсуждение проектов и их согласование.
Формирование информационной базы
В КСС весь создаваемый пользователями контент – кейсы, контактная информация по клиентам, обсуждения проектов – формирует уникальную информационную базу, которая остается в открытом доступе даже после увольнения того или иного сотрудника. Конечно, с точки зрения хранения информации корпоративный портал удобнее, но на нем обычно публикуются официальные сведения – образцы документов, распоряжения и т.д. Сеть же более гибкая, она собирает и хранит массу неофициальных данных, выкладываемых пользователями.
Снижение риска утечки данных
Корпоративная соцсеть снижает риск утечки важной информации в компании, поскольку сотрудники перестают общаться по работе в обычных соцсетях или мессенджерах . Последствия утечки данных могут быть самыми неприятными – от разрыва отношений с контрагентами до потери прибыли или доли рынка. С внедрением корпоративной соцсети становится маловероятным, чтобы кто-то из коллег по недоразумению или глупости опубликовал в них что-то очень важное для компании. Все общение на рабочие темы ведется в КСС, следовательно, риск утечки становится минимальным, поскольку корпоративные соцсети имеют очень высокий уровень защиты.
Еще один момент – возможность свободного общения руководства с подчиненными через закрытый канал по поводу важных шагов, осуществляемых компанией. Особенно это касается компаний с развитой сетью филиалов.
ROI?
Кроме того, руководители попросили подчинённых убрать свои контакты из открытого доступа. Массовый отток бизнесменов из соцсетей начался после скандала со взломом основателя Amazon Джеффа Безоса . В СМИ появилась информация о его романе с телеведущей Лорен Санчес. Миллиардер обвинил в утечке брата любовницы Майкла.
На бизнесменов влияют разговоры о том, что мир приватности уходит в небытие, уверен консультант по интернет -безопасности компании Cisco Алексей Лукацкий .
| Отключение или удаление своего аккаунта из одной соцсети проблему не решит, потому что мы оставляем свою информацию в интернет-банках , при заказе продуктов, использовании услуг мобильной связи . К сожалению, невозможно полностью уйти из онлайн-пространства и закрыть слив информации о себе, он будет происходить дальше, - сказал эксперт. |
В феврале 2020 года основатель Tesla Илон Маск призвал подписчиков удалиться из Facebook и назвал социальную сеть «отстоем» .
2015: Аналитики: 80% социальных сетей в бизнесе не эффективны
Корпоративные социальные сети в будущем станут главным коммуникационным каналом для замечаний и принятия решений относительно работы, производимой компаниями, считают эксперты Gartner .
Тем не менее, по мнению экспертов, 80% социальных инициатив бизнеса в этой области не увенчаются успехом в период до 2015 года, в первую очередь из-за неадекватных решений руководства и чрезмерного акцента на технологии.
Аналитики напоминают руководителям, что парадигма использования социальных инструментов в бизнесе кардинально отличается от парадигмы использования информационных систем типа
Что такое корпоративная социальная сеть? Корпоративная социальная сеть 3 Для личного общения со всем внешним миром Для совместной работы внутри компании –Создан специально для бизнеса, –Помогает людям эффективно сотрудничать, –А компаниям – успешно развиваться.
Корпоративная соцсеть в структуре внутренних коммуникаций Корпоративная социальная сеть 5 НАПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЙ ИНСТРУМЕНТЫ Вертикальные, односторонние, сверху-вниз, один ко многим Корпоративное издание Корпоративный портал (Интранет) Электронные рассылки Стенды, информационные доски Корпоративное радио и ТВ Горизонтальные, односторонние, один к одному Корпоративная почта Мессенджеры (ICQ, Skype) Курилка, кухня, кулер Горизонтальные, вертикальные, многосторонние, многие ко многим Корпоративная социальная сеть
Социальная база знаний Корпоративная социальная сеть 7 Эксперты указывают свои темы Читатели подписываются на темы, задают вопросы Эксперты пишут контент, отвечают на вопросы Читатели обсуждают и оценивают Формируются рейтинги экспертов и тем Документы Ссылки Новости Вопросы и ответы Идеи… Мотивация экспертов с помощью социальной системы оценки и признания
Ожидаемые результаты внедрения. Бенчмаркинг (1) Корпоративная социальная сеть 12 McKinsey: коммуникации с помощью соцсетей могут повысить продуктивность взаимодействующих сотрудников (Interaction Workers) на 20-25% Источник: The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, McKinsey Global Institute, July 2012
Ожидаемые результаты внедрения. Бенчмаркинг (2) Измеримые выгоды: Сокращение затрат от исключения дублирования задач Сокращение затрат от реорганизации бизнес-процессов Экономия затрат в проектах за счет улучшения совместной работы и коммуникаций Повышение продуктивности сотрудников за счет быстрых коммуникаций и доступа к экспертизе Ускорение адаптации новых сотрудников Неизмеримые выгоды: Улучшение вертикальных коммуникаций между сотрудниками и руководством Организация открытой среды для общения и сохранения обсуждений Усиление драйверов успеха Корпоративная социальная сеть 13 ROI Срок окупаемости Суммарная выгода (PV) Всего затрат (PV) NPV 365%4.3 месяца$ $ $ Источник: Forrester Research, The Total Economic Impact Of Yammer ROI в течение трех лет с учетом рисков
Ожидаемые результаты внедрения. Бенчмаркинг (3) Корпоративная социальная сеть 14 39%Больше горизонтальных связей 25%Быстрее адаптация новых сотрудников 29%Больше коммуникаций с топ-менеджментом 34%Меньше времени на поиск экспертов и информации 27%Меньше переписки по 26%Меньше совещаний 24%Меньше времени на командировки 27%Меньше дублирования задач 32%Больше идей, сгенерированных внутри компании 23%Больше успешных задач 32%Быстрее получение ответов на вопросы 37%Выше продуктивность совместной работы 30%Выше удовлетворенность сотрудников Источник: Jive Software, The business value of social business. Customer survey results.
Оценка результатов. Примеры KPI Использование системы Количество активных профилей Посещаемость: количество входов в день Связи: подписки (followers) Активность: количество сообщений, комментариев, рекомендаций (likes) Использование тем, скорость ответов на вопросы… Ценность для бизнеса Затраты времени на переписку по, звонки, совещания Скорость решения проблем клиентов Количество идей, предложенных сотрудниками Выявление скрытого кадрового резерва Вовлеченность, лояльность, мотивация, текучесть… Корпоративная социальная сеть 15
Методология внедрения Корпоративная социальная сеть 16 ЭТАПОПИСАНИЕ КОНЦЕПЦИЯ Формирование рабочей группы, включая представителей HR, IT, Маркетинга и других подразделений. Согласование целей проекта и показателей его успешности (KPI). Согласование плана пилотного запуска. ПИЛОТНЫЙ ЗАПУСК Создание первого сообщества активных пользователей, выявление групп, интересов, тем для обсуждения, разработка типовых сценариев. «Посев» контента. Оценка результатов пилотного запуска и план развертывания. РЕШЕНИЕ – ВНЕДРЯТЬ ИЛИ НЕТ РАЗВЕРТЫВАНИЕ Развертывание КСС для всех сотрудников и подразделений. Объяснение сотрудникам целей и задач КСС, обучение, тиражирование лучших практик, выявленных в пилотном проекте, «посев» контента. Программа вовлечения сотрудников. Интеграция с другими системами. УПРАВЛЕНИЕ Мониторинг использования КСС, модерация, отслеживание метрик и оценка результатов внедрения (KPI), получение и анализ обратной связи. Развитие функционала и контента КСС.
Команда проекта Корпоративная социальная сеть 17 Руководитель проекта Развитие сети Комьюнити- менеджер Бизнес- пользователи Лидеры групп Эксперты Содействие проекту HR менеджер T&D менеджер Маркетинг & PR менеджер Технологии Системный администратор Специалист по LDAP Специалист по MS SharePoint Консалтинг Руководитель проекта Консультант по внедрению Инструктор Разработчики Куратор проекта Сотрудники DaOffice
История успеха: Розничная сеть МТС Корпоративная социальная сеть 18 Основная цель: обучение новых и удержание опытных продавцов. Ситуация до запуска: Текучесть в среднем 7-10% в месяц Затраты на прием и обучение нового продавца 6000 руб. + 1 месяц его работы (
