Автоматизация бизнес процессов в компании. Автоматизация бизнес-процессов: подготовка и внедрение

В период кризиса в бизнесе в целях предотвращения всевозможных проблем, а также чтобы сделать работу в целом более эффективной, компании применяют методы, которые называются комплексной автоматизацией. При помощи этого метода можно добиться существенного снижения издержек как технологического, так и финансового характера.

Что представляет собой автоматизация бизнес-процессов

В бизнес-процесс всегда включены различные этапы, функции, шаги и другие действия, производимые с определенной последовательностью. Основная цель применения бизнес-процессов – достижение предприятием определенных намерений (совокупности процессов с того момента, как принимают заказы, до того как их выполняют). В бизнес-процесс включены все участники организации, взаимодействующие между собой. Речь идет о руководителях, клиентах и сотрудниках фирмы.

То есть работу любого предприятия можно рассматривать как совокупность различных бизнес-процессов, связанных между собой. В компаниях все бизнес-процессы условно делятся на три вида. Это:

• основные (ключевые) бизнес-процессы , направленные на создание ценности услуги или товаров для покупателей и повышающие их стоимость на промежуточной ступени создания (к примеру, монтажа, производства, разработки);
• поддерживающие бизнес-процессы , нацеленные на то, чтобы предоставлять нужные для ключевых процессов ресурсы, а также обеспечивать инфраструктуру компании (речь здесь может идти об управлении ресурсами, обработке информации и обслуживании);
• процессы развития , обеспечивающие усовершенствование работы компании в будущем; в рамках данных бизнес-процессов обучается и повышает свою квалификацию персонал, происходит планирование дальнейшей деятельности;
• управляющие бизнес-процессы , направленные на решение задач компании путем планирования, мотивации и обучения персонала, оперативного управления.

Исходя из всего вышеперечисленного, можно сказать, что любой руководитель должен управлять бизнес-процессами, поскольку именно от этого во многом зависит успех и процветание компании. Любой директор нацелен на организацию работы своего предприятия таким образом, чтобы выполнение бизнес-процессов велось в соответствии с составленной ранее схемой. При этом в деятельности компании не должны присутствовать сбои. Затрачивать время на работу с документацией в идеале также следует по минимуму.

Эффективных методов организовать свой бизнес на сегодняшний день много. Среди наиболее полезных и рациональных можно выделить комплексную автоматизацию бизнес-процессов на базе разработки своей модели информационной системы или уже готовой, но адаптированной под свое предприятие. Надо отметить, что такая система автоматизации дает возможность сделать производство более прибыльным, существенно сократив издержки.

Желаемого результата от автоматизации бизнес-процессов ждать не стоит при старом подходе к модели управления организацией. Традиционная производственная культура, чаще всего, пользуется функциональной управленческой моделью бизнес-процессами, которую применяют в течение уже довольно длительного периода времени. До сих пор она дает управленцам хорошие возможности для роста и развития. Самый большой дефект в ней – наличие задержек и потеря информации. Как правило, эффективные методы воздействия обсуждаются в устном формате. А поскольку такая форма имеет свойство искажать информацию, сведения после «переговоров» становятся недостоверными.

В современном бизнесе и экономической практике применяется множество методик для развития. Если же рассматривать не мировые тенденции, а отдельно взятую компанию, можно сказать о ряде проблем и симптомах, при которых комплексная автоматизация технологических и бизнес-процессов крайне необходима и важна. В этой статье мы рассмотрим все «с конца», описав совершенную с управленческой точки зрения компанию. Итак:

• Фирма работает бесперебойно, сотрудники координируют действия и осуществляют деятельность слаженно.
• На предприятии отсутствуют потери и задержки, информация не искажается.
• Выполняя повседневную работу, специалисты предприятия остаются, прежде всего, клиентоориентированными и выполняют задачи фирмы, отодвигая личные потребности и интересы на второй план.
• Все сотрудники прекрасно понимают, как их деятельность влияет на показатели организации.
• На предприятии ясно, какой сотрудник отвечает за те или иные функции и цели.
• На выполнение каждой задачи отводится определенное время.
• Компания работает в интересах своих клиентов, и именно на это направлена ее деятельность.

Если все это присутствует на вашем предприятии, делать ничего не нужно – пусть компания растет дальше. Если же все совершенно иначе, стоит задуматься об автоматизации бизнес-процессов, поскольку именно она позволит сделать деятельность вашей фирмы более успешной и продуктивной.

Какова цель автоматизации бизнес-процессов предприятия

Каждая компания ведет свою деятельность, чтобы решить поставленные задачи, а потому каждый из бизнес-процессов необходимо выполнять для достижения целей фирмы. Если такой подход вам близок, значит, ваша организация ориентируется на достижение определенных целей, как и все сотрудники, трудящиеся в ней. На предприятии все работники, бизнес-процессы и действия должны быть продуктивными и преследовать одну цель. Только в этом случае можно говорить о перспективности работы компании в будущем.

В настоящее время многие предприниматели отдают предпочтение автоматизации технологических и бизнес-процессов. Это дает возможность решать следующие задачи:

1. Распределение ответственности

За каждое действие и бизнес-процессы в отдельности должен отвечать определенный человек. Именно это лицо заботится об эффективности выполняемого действия, может повлиять на ход событий, внести коррективы в деятельность, если это будет нужно. В бизнес-процессе есть определенные задачи и функции, а у каждого из них, в свою очередь, – тот, кто отвечает за их выполнение. Хорошо, если в компании есть вариант распределять функции и задачи между сотрудниками с помощью автоматизации. Если система выстроена грамотно, становится понятно, кто ответственен за выполнение тех или иных задач в бизнес-процессе.

2. Обеспечение целостности информации

Практически в каждой организации возникает проблема функционального управления, связанная с потерей, задержками или искажением информации. Этот вопрос можно решить благодаря автоматизации бизнес-процессов, поскольку исполнители всегда могут получить доскональную информацию о выполнении тех или иных задач. Каждый пользователь знает, что требуется сделать, и как достичь желаемого результата. Задачи могут сопровождаться различными объектами, к примеру, файлами Microsoft Office (Word, Excel).

Надо отметить, что при работе учетной системы на 1С платформе в качестве объектов могут выступать документация или накладная по расходам. Когда сотрудник получил ту или иную задачу, он не будет тратить время на поиск нужных ему данных, поскольку все важные для проведения той или иной работы сведения прикреплены к задаче.

Когда задание выполнено, сотрудник делает в системе соответствующую пометку. Далее система автоматизации начинает передавать информацию по управлению процессом другим сотрудникам. Такой подход существенно облегчает жизнь и руководителям, и сотрудникам компании. Сведения не искажаются, сохраняются, нет задержек. Кроме того, минимизируются риски невыполнения и несвоевременной сдачи задач. Исполнители не тратят много времени на поиск нужных сведений, а сама информация остается в первозданном неискаженном виде.

3. Соблюдение сроков

Компании, использующие традиционные управленческие методы, часто сталкиваются с нарушением сроков. Именно поэтому система автоматизации должна осуществлять четкое управление временем решения задач. Очень удобно, когда можно говорить как об относительных сроках решения задач, к примеру, «в течение 3 часов после получения», так и об абсолютных – «к 15.00 последнего дня этой недели». При этом система автоматизации выдает напоминания и производит контроль над сроками выполнения задач. В результате, менеджер фирмы получает возможность осуществлять контроль сроков выполнения любой задачи и получать статистику по сегодняшнему дню и за прошедший период.

4. Контроль

В системе должна быть отчетность. Необходимо осуществлять контроль над текущим состоянием компании: какие процессы выполняются в данный момент. Так, к примеру, из отчета можно узнать, что в данный момент сотрудники выполняют столько-то заказов по изготовлению оборудования и столько-то по его монтажу.

В идеале система также должна показывать, соблюдаются ли сроки решения задач. Возможность отслеживать эти бизнес-процессы позволяет руководителям контролировать, кто соблюдает сроки, а кто нет. Также необходимо анализировать статистику выполнения бизнес-процессов за прошедшие периоды: что было выполнено, были ли срывы и переносы сроков. Анализируя эти данные, работа предприятия может быть улучшена, а специалистами принят ряд организационных и кадровых решений.

Какие выгоды приносит автоматизация управления бизнес-процессами компании

За счет автоматизации бизнес-процессов компания может существенно повысить уровень и качество оказываемых услуг. Автоматизация бизнес-процессов практически исключает человеческий фактор, что особенно влияет на работу с большим объемом информации. Сделав выбор в пользу автоматизации бизнес-процессов, вы достигнете:

• Снижения числа ошибок.
• Увеличения скорости проведения операций в рамках цикла.
• Повышения производительности работы на предприятии.
• Высокой точности проводимых операций и скорость принятия решений.
• Уменьшения издержек и времени, которое тратите на выполнение работы.
• Снижения возможного количества вариантов результатов.
• Выполнения нескольких операций в параллельном режиме.

После того как вы оптимизировали бизнес-процессы, проанализируйте варианты их автоматизации. В некоторых случаях автоматизация бизнес-процессов не даст желаемых результатов, принеся только убытки. Речь, в частности, идет о следующих ситуациях:

• когда вы автоматизировано выполняете операцию, нельзя поддерживать необходимый уровень качества;
• автоматизация бизнес-процессов – сложное с технологической точки зрения мероприятие;
• при переходе на автоматизацию бизнес-процессов значительную часть сотрудников нужно или переобучать, или увольнять;
• как услуги, так и продукция обладают коротким жизненным циклом;
• спрос на рынке нестабилен, производство требует постоянного внесения поправок.

В каких сферах работы нужна автоматизация бизнес-процессов предприятия

Как правило, автоматизация бизнес-процессов начинается с длительной рутинной работы, от которой прямо зависит и доход, и выручка фирмы. Второй вариант – работа над проблемными участками и пробелами в производстве. Итак, что же нужно сделать?

Первое – автоматизация решения трудновыполнимых задач. К ним относятся, к примеру, такие мероприятия, как учет розничного товарооборота, анализ движения продукции, планирование финансовых потоков, распределение и учет рабочего времени, расчет себестоимости товаров и услуг.

Второе – автоматизация может затрагивать работу тех сотрудников компании, которые выполняют простые, но рутинные действия. Здесь можно отметить логистов, телемаркетологов, менеджеров по продажам. Также можно избавить некоторых работников от выполнения ряда действий. К примеру, очень разумно со стороны руководства компании вести учет товаров в интернет-магазине.

Третье – автоматизация бизнес-процессов может быть использована для наведения порядка, в частности, отслеживания запасов на складе, контроля дебиторской задолженности. Вы можете узнавать, насколько заняты работники, продуктивна ли их деятельность, выполняют ли они все поставленные задачи. Автоматизация бизнес-процессов, всех и сразу, не нужна. Если потребуется, вы можете поэтапно заниматься расширением масштабов автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Таким образом, создание единой системы управления будет постепенной. Самое главное – вы должны помнить, для чего внедрили на предприятие автоматизацию бизнес-процессов. Данная система должна быть полезной и решать определенные задачи. В противном случае вы потратите время и силы на ее внедрение.

Мнение эксперта

Что автоматизировать в первую очередь

Анатолий Зубейров ,

генеральный Директор компании «Миллсистемс», Москва

Автоматизация, прежде всего, должна коснуться тех бизнес-процессов, которые требуют серьезных затрат в плане труда. Если речь идет о крупном масштабном предприятии, можно упорядочить оборот документов внутри компании, касающихся поставок и расчетов между различными ее подразделениями. Информационная система должна самостоятельно отслеживать все бизнес-процессы, не привлекая к этому персонал.

Что касается средних по размеру предприятий, здесь автоматизацию бизнес-процессов следует применять к покупателям и поставщикам – их взаимодействию между собой. Прежде всего, об автоматизации бизнес-процессов стоит задуматься торговым фирмам с несколькими десятками номенклатурных позиций и большим количеством контрагентов. Маленьким компаниям необходимо позаботиться о том, чтобы работа с IT велась максимально просто, а деятельность фирм при этом оставалась столь же эффективной. Чтобы вести все бизнес-процессы, на предприятии должно быть минимальное количество работников.

Качественная автоматизация складской логистики, доставки и сбыта ведет фирмы к снижению затрат, а также позволяет избежать:

• оплаты труда лишних сотрудников, работающих по найму;
• неэффективного использования транспорта, находящегося в собственности компании, и избытка площадей на складах;
• потери товара, имеющего ограниченный срок годности;
• переплат за транспортные услуги различным предприятиям (это станет возможным за счет оптимизирования тарифов и организации доставок).

Как выбрать программное обеспечение? Прежде всего, оно должно позволять проводить автоматизацию бизнес-процессов всех цепочек. Необходимо, чтобы всю операцию со всеми этапами можно было выполнять в кратчайшие сроки. Важно, чтобы об использовании программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов знали все сотрудники, даже если они недостаточно владеют компьютером.

На каких уровнях проводится автоматизация бизнес-процессов компании

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы поддерживать управление на всех ступенях предприятия. Следует сказать о нескольких уровнях управления в компании. Речь идет о тактическом, стратегическом и оперативном. Опираясь на эту систему, стоит выделить следующие уровни автоматизации бизнес-процессов:

1. Нижний уровень автоматизации или уровень исполнителей. Здесь речь идет об которые проходят регулярно. Цель автоматизации в данном случае – решение срочных задач, например, производство, поддержание заданных параметров и определенных рабочих режимов (температуры на складе и др.).
2. Уровень управления производством или тактический уровень. на данной ступени позволяет грамотно распределять задачи между всевозможными процессами на нижнем уровне. В качестве примеров можно привести управление деятельностью на производстве и сопряженные с этим бизнес-процессы. Речь, в частности, идет о планировании производственной работы, обслуживании, управлении документацией и ресурсами компании.
3. Уровень управления предприятием или стратегический уровень. в этом случае позволяет решать как прогнозные, так и аналитические задачи. Данный уровень, направленный на стратегическое и денежно-хозяйственное управление, нужен, чтобы поддерживать работу высшего звена управления компанией.

Мнение эксперта

Что включается в программный комплекс для управления бизнес-процессами

Алексей Тулешов ,

генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва

При реализации проектов по автоматизации бизнес-процессов компании нередко опираются на практику других фирм в своей отрасли и начинают с оптимизации наиболее важного, на их взгляд, процесса. Но использование такого подхода оправдано не во всех случаях. К примеру, наше предприятие пока не начало проводить автоматизацию главного бизнес-процесса – работы с клиентами. Ряд других бизнес-процессов наша компания по максимуму автоматизировало, опираясь на опыт западных фирм, которые работают в схожей с нами отрасли. Мы искали готовые решения в России, однако безрезультатно. В связи с этим мы начали разработку собственного программного комплекса, позволившего управлять бизнес-процессами. Этот комплекс состоит из трех блоков.

1. Программа управленческого учета дает возможность осуществлять контроль над оказанием услуг, в том числе, дополнительных (транспортной логистики, работ по погрузке и разгрузке, продаже коробок, стеллажей, замков, стоек). Все эти услуги приносят нашей компании порядка 20 % от всей прибыли.
2. CRM-система работает на поддержание взаимодействия с клиентурой.
3. Система управления контентом (CMS) дает возможность управления сайтами, блогами и иными инфоресурсами.

Чтобы создать такую систему, мы потратили порядка 2,5 миллиона рублей. 500 тысяч рублей из этой суммы мы направили на подготовку ТЗ для специалистов по разработке. На данный момент мы завершаем тестировать систему, но основная часть работ завершена, и мы уже можем сказать: чтобы реализовать подобный проект, необходимо порядка 6 месяцев – одного года.

Какой подготовки требует автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов подразумевает проведение минимум четырех типов мероприятий.

Шаг 1. Проведите аудит бизнес-процессов

Основная задача аудита – выделение ключевых бизнес-процессов и лиц, которые являются ответственными за достижение этой цели. Вам следует обсудить с руководством всех важных отделов предприятия и выяснить следующие моменты:

• Кто является ответственным за выполнение той или иной задачи.
• Проверить коллектив на наличие сотрудников, которых можно было бы назвать «серыми кардиналами». Речь идет об излишне амбициозных людях, которые на незаконных условиях могли бы прийти к управлению, тем самым помешав автоматизации бизнес-процессов.

Пусть бизнес-процессы в вашей компании описывают приглашенные консультанты. Это будет самым разумным решением, поскольку вы получите объективное описание и информацию о том, насколько они эффективны.

Шаг 2 . Назначьте руководителя проекта

При назначении сотрудника, ответственного за автоматизацию бизнес-процессов, учтите, что вы не достигнете успехов в следующих случаях:

• Если руководить проектом будет менеджер среднего звена, поскольку вышестоящие сотрудники не станут выполнять его указания.
• Если руководство будет осуществлять первое лицо предприятия. Обычно типовых сотрудников не интересует автоматизация бизнес-процессов и подобные ей мероприятия.

Самое рациональное решение – доверить выполнение этой задачи человеку, который обладает подобным опытом в управлении и, к тому же, имеет необходимые навыки руководства и коммуникации. Далее вам следует:

• сделать сотрудника, ответственного за ведение проекта, своим замом и выделить ему кабинет в непосредственной близости к вам;
• поручить руководителю проекта рассказывать вам о любых попытках «непримирения» с новой системой в коллективе;
• поручить ему разработку требований и указаний, необходимых к исполнению со стороны других членов коллектива.

Вы должны продвигать свою линию и рассказывать сотрудникам о необходимости выполнения всех предписаний проекта.

Шаг 3. Выберите IT-решение

Не надо вестись на сказки специалистов-консультантов, а тем более – покупать непроверенные или недавно появившиеся на рынке программы. В идеале нужно:

• изучить российские компании, которые работают в вашей сфере, и узнать о внедренных ими решениях по автоматизации бизнес-процессов;
• рассматривать только те компании, где реализация системы автоматизации бизнес-процесса прошла удачно;
• убедиться в том, что автоматизация бизнес-процессов состоялась не только документально, но и на деле.

Важно непрерывно спорить со своими сотрудниками. Выслушивайте подчиненных, разговаривайте о возможных вариантах. Например, если ваша компания связана с производственной деятельностью, обойдитесь без внедрения именно на производстве дорогостоящей программы.

Шаг 4. Определите премиальные

Автоматизация бизнес-процессов не работает, если сотрудники компании не обладают достаточной мотивацией. Вам следует обсудить с собственником финансовые вопросы и договориться о сумме, которая будет направлена на премию за эффективное внедрение на предприятии автоматизации бизнес-процессов на каждом этапе.

Рассчитывать размер премии – очень субъективный вопрос. В этом случае важно не забывать о человеческом факторе, поскольку именно он является ключевым. Если вы – руководитель предприятия, то отлично знаете о запросах своих подчиненных. Кто-то вполне доволен небольшой премией за хорошую работу, а кто-то недоволен и годовой выплатой в качестве поощрения.

Если IT-система, которую вы внедряете, стоит недорого, не нужно устанавливать большой размер премий, ведь вы не заинтересованы в повышении стоимости проекта. Другой вопрос, если предстоит работать со сложной ERP-системой, которая позволит вам полностью перестроить деятельность предприятия. Здесь логично позаботиться о крупном размере премиального фонда, а то и повысить уровень затрат на IT-систему.

Мнение эксперта

Как повысить заинтересованность сотрудников в автоматизации

Андрей Кистенев ,

генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва

Именно работникам вашего предприятия предстоит изучать интерфейс программы. В связи с этим вполне логично выслушать их предложения по поводу изображения на экране, желаемого дизайна, кнопок на мониторе и прочих составляющих. Если вы будете работать в тесном формате со своими подчиненными, то непременно избежите «бунта» при введении автоматизации бизнес-процессов. Мне кажется, разумнее сотрудничать в данном вопросе не со всем коллективом, а с его частью, конкретно – с линейными руководителями. К примеру, в ходе совещания я озвучиваю некоторые жалобы клиентов, связанные с системой автоматизации бизнес-процессов, и советуюсь с подчиненными, что делать, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем.

В ходе обсуждения мы приходим к общему знаменателю и определяем, в чем причина того или иного сбоя. В данном случае я спрашиваю у начальника отдела, что нужно предпринять, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем. Руководитель, в свою очередь, осознает проблему и предлагает оптимальные пути ее решения. Поскольку он заинтересован в улучшении ситуации, то будет лично контролировать процессы внедрения автоматизации бизнес-процессов и следить за качеством работы всех сотрудников.

Исходя из практики нашей компании, могу сказать: каждый отдел на предприятии всегда уверен, что изменения коснутся его и именно с негативной стороны. В связи с этим общие собрания перед внедрением автоматизации бизнес-процессов очень полезны, поскольку вы получаете возможность более подробно разъяснить о ключевых моментах того или иного вопроса, а также выслушать пожелания и мнения сотрудников.

Как определить, какая система автоматизации бизнес-процессов необходима

Чтобы перейти от ручного рутинного труда к IT и сделать выполнение рабочих бизнес-процессов более быстрым и удобным, применяют именно системы автоматизации, состоящие из различных программ и сервисов. Говоря иначе, система автоматизации бизнес-процессов – это и сложная ERP-система, и «облачный» сервис. В любой системе автоматизации бизнес-процессов есть два ключевых элемента, один из которых ввод (сбор) информации, второй – предоставление обработанных данных в нужном для руководителя или профильного мастера типе или формате.

Есть хороший вариант моментального получения «воронки продаж». Необходимо лишь своевременно вносить сведения о коммуникациях с потенциальными покупателями товаров и услуг, указывать, в каком формате проводятся переговоры, успешны ли они, и по их результатам фиксировать в программе данные о сделках, которые состоялись. Так система автоматизации бизнес-процессов может существенно облегчить работу предприятия. Когда накопятся некоторые статистические данные, вы можете сделать вывод о качестве и интенсивности работы ваших менеджеров.

Стоит отметить, что все зависит от масштабности и многогранности бизнеса. Именно этот показатель влияет на количество исходных сведений, разнообразие и детальность итоговых отчетов о проделанной работе. Системы автоматизации по тому же принципу применяются для иных процессов. Благодаря продуманным IT-технологиям руководители предприятий могут за доли секунды получить важные для них данные, в частности, в каком количестве в компанию поступает прибыль, какие расходы несет компания, и какова их структура, насколько рентабельны проекты, эффективно ли работают менеджеры.

Выбирая систему автоматизации бизнес-процессов, помните, что у вас есть два варианта.

1. Использовать типовой (коробочный) продукт.
2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Наиболее простой задачей представляется внедрение стандартного решения по автоматизации бизнес-процессов. Финансово, к тому же, это более выгодно. Но следует отметить, что не каждую типовую модель можно адаптировать к своему предприятию. В некоторых программах по автоматизации провести донастройки нельзя, либо подобные действия существенно ограничены. Это же распространяется на облачные сервисы.

Чтобы выбрать подходящую именно вам программу, нужно выполнить проработку значительного объема информационных данных. Современный рынок представлен программной продукцией и обладает своими преимуществами и нюансами. Важно ответить на ряд ключевых вопросов:

• Автоматизация бизнес-процессов и задач какого рода планируется.
• В соответствии ли находится функциональная составляющая программы с теми задачами, которые необходимо решить благодаря ей.
• Реально ли провести донастройку системы применительно к своей бизнес-практике.
• Можно ли будет внести изменения в систему в случае необходимости, если вдруг изменятся условия ведения бизнеса или процессы в нем.
• Является ли система простой и удобной в эксплуатации.
• Возможна ли интеграция системы с другими сервисами и приложениями.
• Возможно ли входить и работать в системе с планшета или смартфона.
• Есть ли сотрудник, которому можно было бы поручить реализацию технической поддержки.
• Какова стоимость поддержки и внедрения.

Чтобы ответить на эти вопросы, можно провести консультации со специалистами компаний, которые выпускают программное обеспечение. Хорошо, если вам также удастся пообщаться с предпринимателями, работающими над подобными проектами. Опираясь на их практические рекомендации и опыт, вы получите ценные сведения и сможете выбрать тот или иной продукт.

Какие есть средства и технологии автоматизации бизнес-процессов компании

Рассмотрим ряд распространенных в России средств автоматизации бизнес-процессов.

Enterprise Resource Planning, что также называют планированием ресурсов предприятия. В данном случае происходит автоматизация глобальных бизнес-процессов на предприятиях – финансового потока, сотрудников, операционной деятельности, управления производственным процессом. В крупных ERP-системах есть и бухучет, и функции для контроля, расчета зарплаты, учета кадров и времени, и управление финансами. Как правило, такими системами пользуются масштабные фирмы, подразделения которых находятся на разных территориях, в связи с чем руководство хочет знать, насколько прозрачны бизнес-процессы, как они формируются и трансформируются.

Чтобы внедрить Enterprise Resource Planning, необходимо тщательно подойти к данному вопросу, так как процесс касается разных отделов и категорий юзеров. Многие предприятия совершают большую ошибку, внедряя данную систему по автоматизации бизнес-процессов к себе в компанию, когда на деле не особо в ней нуждаются.

Customer Relationship Management (CRM-системы). Цель сложных программных решений данного типа – автоматизировать отношения с клиентами. В данный момент они имеют тесную связь с ПО SFA (Sales Force Automation) и включают в себя особенности обеих систем. Надо отметить, что автоматизация бизнес-процессов CRM на сегодняшний день – самое универсальное и востребованное ПО.

Работая с Customer Relationship Management, сотрудники компаний знают информацию о каждом из своих клиентов, управляют бизнес-процессами и выполняют ряд других функций. Ранее в качестве ключевых пользователей CRM выступали коммерческие службы и топ-менеджеры, но сейчас эти системы идеально подходят практически к каждому предприятию. Если необходимо, компания может выбрать автоматизацию бизнес-процессов CRM и применить ее для работы в своей отрасли.

Что касается различий в CRM-системах, здесь речь идет о количестве возможностей. Это может быть как сложная и многоступенчатая ERP, так и простая записная книжка. Если CRM-система составлена грамотно, ее можно легко интегрировать с 1С, разным ПО для работы аналитического и оперативного типа в фирмах.

PM (Project Management) являются системами, с помощью которых можно управлять проектами и целями, распределяя задачи по ответственным сотрудникам и оговаривая сроки их выполнения. Обычно подобные системы учитывают финансовые стороны проектов, ресурсы человеческого и материального характера. Пользуясь системой управления данного типа, вы можете контролировать выполнение задач в самом проекте, планировать результаты, узнавать о загрузке ресурсов.

Масштабы систем различны. Это могут быть как системы для крупных производств, так и небольших стартапов. Отличия также заключаются в функционале, целях и задачах.

Business Process Management System (BPMS). Речь идет об автоматизации бизнес-процессов. Это обособленный или соединенный с CRM/ERP/ECM вид ПО, который изучает процессы на предприятии как шаги в определенной последовательности с действиями и сроками, ответственными лицами на каждом из этапов. Подобные системы позволяют моделировать, запускать бизнес-процессы, а также производить их анализ. Business Process Management System (BPMS) дают возможности для создания алгоритмов бизнес-процессов с использованием как нативных редакторов, так и специальных нотаций (BPMN 2.0).

Сколько стоят услуги автоматизации бизнес-процессов

Сложно однозначно ответить на этот вопрос. Здесь можно провести аналогию, задав, к примеру, вопрос: «Сколько стоит дом?». Вы можете уложиться в миллион рублей, а можете в десять. Все зависит от качества стройматериалов, площади помещения, типа отделки. Так же и с ПО. Вам следует определить: решение каких задач первостепенно для вас, будет это типовым продуктом или настраиваемым, использование каких ресурсов вам потребуется, какое количество рабочих мест будет подключено и т.п.

Рассчитывая цену автоматизации бизнес-процессов, примите во внимание:

• Затраты на саму систему (цену коробки или стоимость аренды, если используете «облачные» приложения).
• Расходы, связанные с настройкой ПО и обучением сотрудников компании по работе с ним.
• Расценки на регулярное техобслуживание.

Здесь можно сказать и о непрямых расходах, куда входят, к примеру, временные затраты директора и других участников проекта, являющихся ключевыми.

Основные этапы автоматизации бизнес-процессов

Этап 1. Определение целей автоматизации

Чтобы принять решение о начале работы, связанной с автоматизацией бизнес-процессов, нужно определиться со стратегическими целями данного мероприятия. Подумайте, чего вы хотели бы достичь.

Этап 2. Формализация бизнес-процессов

Чтобы описать бизнес-процессы, определите, какие в нем есть подпроцессы, в какой последовательности следует выполнять все мероприятия, как движется информация, подумайте о наличии ресурсов и ограничений. Здесь учитываются также показатели эффективной работы и результативности бизнес-процессов: сколько времени и денег требуется на их выполнение, насколько качественен итоговый результат, насколько он точен и стабилен. На выходе получается реальная модель бизнес-процессов.

Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов

Как только модели разработаны, специалисты проводят их тщательный анализ и переводят из реальной модели в желаемую. После этого составляют план мероприятий, которые позволили бы достичь заданные цели с использованием бизнес-процессов. В завершении данного этапа происходит выстраивание бизнес-процессов для исключения задержек, лишних и необязательных операций. В результате проведения оптимизации оргструктура компании может быть реорганизована.

Этап 4. Разработка технического задания

Определение точных задач, решение которых зависит от участия владельцев.

Этап 5. Кодирование бизнес-процессов и разработка должностных инструкций

Процесс кодирования информации производится организациями, занимающимися внедрением. Для простоты обучения и эксплуатации систем, рекомендуется разрабатывать служебные инструкции на ранних этапах.

Этап 6. Обучение персонала

Обучение персонала необходимо в тех случаях, когда происходит изменение структуры работы. Этот этап предполагает возможность сопротивления ввиду изменений в составе сотрудников.

Этап 7. Опытная эксплуатация

Для того чтобы оценить продуктивность введенных систем, применяйте ее на практике. Это поможет избежать вам возможных ошибок.

Как внедряется автоматизация бизнес-процессов на предприятии

Внедрением называется процесс предоставления ПО бизнесу, который нуждается в усовершенствовании.

Простыми задачами «внедрения» принято считать, например, установку ПО на компьютеры компании, регистрацию в удаленных сервисах, копирование данных и так далее. После этих операций можно переходить на этап эксплуатации, приступая к работе в привычном режиме, начинать заполнение клиентской базы и др.

Более сложными заданиями называются те, для выполнения которых составляется план, разрабатывается алгоритм решения определенных задач, дорабатываются системы под определенные требования компании. На следующем этапе выбираются специалисты в сфере программирования для проведения автоматизации бизнес-процессов. Выбор состоит из двух более востребованных вариантов. Например, программисты, специально вызванные извне, и программисты, работающие в вашей организации.

Разберем оба варианта создания автоматизации бизнес-процессов, которые, на первый взгляд, кажутся не столь примечательными.

Остановив свой выбор на программистах из вашей компании, вы на шаг приближаетесь к успешному выполнению поставленных задач, потому что ваши специалисты уже понимают, на чем специализируется компания. Они и правда имеют представление о вашей фирме, но это еще не гарантирует хорошего результата, так как их отношение к работе не столь ответственное, как должно быть. У вас не получится составить для специалистов определенный график или увеличить скорость работы. Нормированный рабочий день программистов предполагает работу по основным вопросам, а вот времени на работу по автоматизации бизнес-процессов недостаточно. Замена таких работников невозможна, так как язык написания кодов уникален у каждого программиста.

А вот специалистам извне неизвестен род деятельности вашей компании, что непременно скажется на качестве выполняемой ими работы. В основном, им несвойственен должный подход к работе, поэтому следует с осторожностью относиться к выбору специалистов для автоматизации бизнес-процессов на вашем предприятии.

При выборе специалистов по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, нужно серьезно отнестись к характеристикам предполагаемых партнеров. Для этого необходимо провести исследование и изучить цены на рынке услуг. Удовлетворительное соотношение цены и качества встречается крайне редко. Поэтому установите для себя ограничения в тарифах и руководствуйтесь этим при выборе партнера. Крайне важно наличие у партнера сертификата соответствий согласно международному стандарту ISO.

После выбора некоторых специалистов желательна реальная встреча со всеми потенциальными партнерами. Задайте ряд вопросов, напрямую касающихся введения в компании систем автоматизации бизнес-процессов. Узнайте, например, каковы условия заключения сделки, имеется ли опыт работы с компаниями, род деятельности которых схож с вашим. Благодаря этой информации вы будете иметь представление о вашем, возможно, будущем партнере.

Чтобы грамотно сделать выбор в пользу какой-либо организации, следует учитывать уровень вашей компании. Если фирма является не крупным брендом, а небольшим предприятием, который занимается одним видом деятельности, лучше всего будет выбрать партнера такого же уровня. В этом случае работа с подобными организациями будет идти быстрее и стабильнее, так как вопросы, возникающие у вас, лучше решать именно с небольшими компаниями.

Какие риски скрывает даже самая эффективная автоматизация бизнес-процессов

Нельзя забывать о возможных рисках после процесса внедрения. Риски могут быть разными. Все зависит от изменения срока выполнения, внедрения до протеста со стороны сотрудников и возможных изменений в структуре бизнес-задач. Во избежание возможных рисков важно серьезно подойти к поиску квалифицированных специалистов, изучить имеющееся ПО для будущей стабильной работы систем. При личном участии хозяина бизнеса шансы на успешный «апгрейд» значительно увеличиваются. При выполнении всех перечисленных выше рекомендаций вам гарантирован благоприятный результат.

Грамотное разъяснение компании о пользе и результативности автоматизации бизнес-процессов поможет избежать возможного сопротивления работников. После разъяснения у сотрудников должно создаться ощущение неизменности принятого решения. При возникновении каких-либо проблем следует решать их незамедлительно, так как любая задержка приведет к существенному ухудшению работы компании. Для улучшения процесса внедрения автоматизации бизнес-процессов рекомендуется поощрять сотрудников премиями. Этим приемом можно добиться улучшения качества выполняемой работы.

Проблемы автоматизации бизнес-процессов и способы их решения

Проблема 1. Проект не разбит на управляемые блоки, не выделены контрольные точки, и в результате сроки реализации проекта затягиваются

Для разных направлений проекта существуют различные варианты решения:

• Для полноценной работы следует выделить несколько направлений, а для контроля за ними – назначить руководителей.
• Также следует выделить общие логические схемы, установить последовательность операций по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, проанализировать конечный результат вашей работы.

Проблема 2. Не определены логические рамки проекта, постоянно возникают новые пожелания, что приводит к затягиванию проекта

Нужно четко указать в утвержденном документе ограничения (рамки) для выбранного вами проекта. Этими ограничениями могут являться технические задания, проекты и проектные решения. Процесс автоматизации бизнес-процессов должен четко отражать все цели данного плана.

Проблема 3. Ресурсы привлекаются в проект не вовремя, их качество не соответствует решаемым задачам

Оцените необходимый объем ресурсов и сроки их вовлечения. Ответьте честно на вопрос: есть ли эти ресурсы сейчас, будут ли в нужный момент? Найдите компромисс между потребностью в ресурсах, их наличием и сроками реализации проекта.

Проблема 4. Персонал компании оказывает сопротивление

С помощью различных информационных ресурсов сообщайте сотрудникам об автоматизации бизнес-процессов. Большое внимание уделяйте информации, в которой рассказывается о важности и ценности внедрения. Объявляйте сотрудникам о заинтересованности вышестоящих лиц в исходе процесса. Найдите организатора протеста, постарайтесь уладить конфликт, в случае неудачи – увольте.

Проблема 5. Отчетность о ходе проекта носит формальный характер, реальных демонстраций и тестирования функциональных возможностей не происходит.

Выделение отличных результатов среди возможных неудач поможет организовать весь рабочий процесс. Для предотвращения будущих срывов сроков изучите всевозможные варианты решения проблемы. Например, проведите анализ полученных результатов после определенного периода времени. Если итоги не удовлетворяют сотрудников компании, доработайте показатели до идеала.

Проблема 6. Отсутствует эффективная система управления проектом .

Во время совещаний, на которых вы присутствуете, видите, как сотрудники компании участвуют в спорах, конфликтах, тем самым демонстрируя неуверенность. Для устранения таких конфликтов рекомендуется нанять специалиста по конфликтологии, который поможет урегулировать все имеющиеся сложные ситуации.

Проблема 7. Проект имеет низкий приоритет у исполнителя и выполняется по остаточному принципу.

Исполнитель не заинтересован в работе и не уделяет проекту достаточного количества времени. Нужно попытаться найти причины такого халатного отношения к проекту и попробовать устранить их. В случае неизменности ситуации следует заменить исполнителя.

Проблема 8. Не определены цели проекта, не утверждены критерии достижения целей и оценки результатов проекта .

Оценивание результатов происходит по личным предпочтениям, что пагубно сказывается на общей оценке всего проекта. Критерии оценки составляются индивидуально, в зависимости от направления проекта. Например, направление «Управление отношений с должником» обязывает к созданию критерия успешности, которое помогает компании грамотно подходить к вопросу о задолженностях клиентов. Таким критерием может являться увеличение процентной ставки на фиксированную сумму (1,45 % годовых). Определение цели проекта для последующих этапов реализации поставленной задачи поможет компании быстрее добиться положительных результатов.

Информация об экспертах

Анатолий Зубейров , генеральный директор компании «Миллсистемс», Москва. Компания «Миллсистемс» является официальным дистрибьютором информационной системы Sellora Management System. Sellora Management System – это система управления ERP, отвечающая запросам любого бизнеса и подходящая для любого предприятия. Кроме того, система отлично оптимизирована под реалии российского рынка, т.е. учитывает все национальные особенности отечественного делопроизводства.

Алексей Тулешов , генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва. Сфера деятельности: предоставление в аренду частным лицам складских ячеек (или боксов). Количество складов: 2. Численность персонала: 20. Годовой оборот: свыше 100 млн руб. (в 2012 году).

Андрей Кистенев , генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва. Андрей Кистенев окончил МФТИ. С 2008 года работает в области электронной коммерции; ранее участвовал в проектах по автоматизации бизнеса. Сфера деятельности: грузоперевозки, в том числе по заявкам интернет-магазинов. Численность персонала: 30 (в штате), 40–70 курьеров (штатных и внештатных).

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, а, скажем, управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно. Или, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые часто задают предприниматели по поводу автоматизации, подготовили на них понятные ответы и проиллюстрировали реальными кейсами.

Реальная автоматизация – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучёт и отчётность;

в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM).

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором - чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т.д.

«Водораздел» между этими двумя группами бизнес-процессов как раз и показывает разницу между «автоматизацией учёта» и реальной автоматизацией : первая помогает с минимальными затратами выполнить обязательства компании перед государством и его фискальными органами, вторая – помогает компании тратить меньше, зарабатывать больше и развиваться эффективней. Так что одной бухгалтерией автоматизация не ограничивается, спектр её применения значительно шире.

Что из себя представляют системы автоматизации

Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и комплексная ERP-система управления ресурсами предприятия, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

Любая система автоматизации бизнеса предусматривает нескольких ключевых процессов: сбор (ввод) данных, обработка данных и предоставление собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна реальная автоматизация,
что она даёт компании

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:

улучшить качество обслуживания клиентов;

оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его клиенту;

качественно планировать поступление средств, предотвращать кассовые разрывы;

просчитывать рентабельность заказов;

быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;

разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании;

оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;

оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;

минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;

безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;

улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;

эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учёт и контроль.

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Обычно автоматизацию бизнеса начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых , можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых , можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих , можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации

При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями:

Использовать типовой («коробочный») продукт или облачный сервис.

Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Оптимальный для многих компаний малого бизнеса вариант - приобрести готовое решение с возможностью донастройки, быстро запустить его, чтобы не тормозить жизненно важные бизнес-процессы, а в случае необходимости - начать работу по кастомизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи вашей компании.

Выбор программы – дело довольно ответственное, необходимо проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;

соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;

возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;

возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;

насколько система проста и удобна в использовании;

возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;

поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;

кто и как будет осуществлять техническую поддержку;

сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Сколько стоит система автоматизации

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);

затраты на настройку системы и обучение персонала;

стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как происходит внедрение системы автоматизации
и как выбрать компанию-подрядчика

Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить собственными силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнёра был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнёре – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

Каковы риски при внедрении системы автоматизации

Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски «получить не то» существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.

На современном уровне развития автоматизация процессов представляет собой один из подходов к управлению процессами на основе применения информационных технологий. Этот подход позволяет осуществлять управление операциями, данными, информацией и ресурсами за счет использования компьютеров и программного обеспечения, которые сокращают степень участия человека в процессе, либо полностью его исключают.

Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций.

На сегодняшний день автоматизация процессов охватила многие отрасли промышленности и сферы деятельности: от производственных процессов, до совершения покупок в магазинах. Вне зависимости от размера и сферы деятельности организации, практически в каждой компании существуют автоматизированные процессы. Процессный подход предусматривает для всех процессов единые принципы автоматизации.

Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила автоматического управления процессами.

Основными принципами автоматизации процессов являются:

• принцип согласованности . Все действия в автоматизируемом процессе должны быть согласованы между собой и со входами и выходами процесса. В случае рассогласования действий может произойти нарушение выполнения процесса.
• принцип интеграции . Автоматизируемый процесс должен иметь возможность интегрироваться в общую среду организации. На различных уровнях автоматизации интеграция выполняется по-разному, но суть принципа остается неизменной. Автоматизация процессов должна обеспечивать взаимодействие автоматизируемого процесса с внешней средой (по отношению к этому процессу).
• принцип независимости исполнения . Автоматизируемый процесс должен выполняться самостоятельно, без участия человека, либо с минимальным контролем со стороны человека. Человек не должен вмешиваться в процесс, если процесс выполняется в соответствии с установленными требованиями.

Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов. Например, автоматизация производственных процессов включает в себя такие принципы как принцип специализации, принцип пропорциональности, принцип непрерывности и т.д.

Уровни автоматизации процессов

Автоматизация процессов необходима для поддержки управления на всех уровнях иерархии компании. В связи с этим уровни автоматизации определяются в зависимости от уровня управления, на котором выполняется автоматизация процессов.

Уровни управления принято разделять на оперативный, тактический и стратегический.

В соответствии с этими уровнями выделяют и уровни автоматизации:

• нижний уровень автоматизации или уровень исполнителей. На этом уровне осуществляется автоматизация регулярно выполняющихся процессов. Автоматизация процессов направлена на выполнение оперативных задач (например, исполнение производственного процесса), поддержания установленных параметров (например, работа автопилота), сохранения определенных режимов работы (например, температурный режим в газовом котле).
• уровень управления производством или тактический уровень. Автоматизация процессов этого уровня обеспечивает распределение задач между различными процессами нижнего уровня. Примерами таких процессов являются процессы управления производством (планирование производства, планирование обслуживания), процессы управления ресурсами, документами и т.п.
• уровень управления предприятием или стратегический уровень. Автоматизация процессов уровня управления предприятием обеспечивает решение аналитических и прогнозных задач. Этот уровень автоматизации необходим для поддержки работы высшего звена управления организацией. Он направлен на финансово-хозяйственное и стратегическое управление.

Автоматизация процессов на каждом из указанных уровней обеспечивается за счет применения различных систем автоматизации(CRM системы , ERP системы , OLAP системы и пр.). Все системы автоматизации можно разделить на три базовых типа.

Типы систем автоматизации включают в себя:

• неизменяемые системы . Это системы, в которых последовательность действий определяется конфигурацией оборудования или условиями процесса и не может быть изменена в ходе процесса.
• программируемые системы . Это системы, в которых последовательность действий может изменяться в зависимости от заданной программы и конфигурации процесса. Выбор необходимой последовательности действий осуществляется за счет набора инструкций, которые могут быть прочитаны и интерпретированы системой.
• гибкие (самонастраиваемые) системы . Это системы, которые способны осуществлять выбор необходимых действий в процессе работы. Изменение конфигурации процесса (последовательности и условий выполнения операций) осуществляется на основании информации о ходе процесса.

Эти типы систем могут применяться на всех уровнях автоматизации процессов по отдельности или в составе комбинированной системы.

Виды автоматизируемых процессов

В каждой отрасли экономики существуют предприятия и организации, которые производят продукцию или предоставляют услуги. Все эти предприятия можно разделить на три группы, в зависимости от их «удаленности» в цепочке переработки природных ресурсов.

Первая группа предприятий, это предприятия, добывающие или производящие природные ресурсы. К таким предприятиям относятся, например, сельскохозяйственные производители, нефтегазодобывающие предприятия.

Вторая группа предприятий, это предприятия, выполняющие переработку природного сырья. Они изготавливают продукцию из сырья, добытого или произведенного предприятиями первой группы. К таким предприятиям относятся, например, предприятия автомобильной промышленности, сталелитейные предприятия, предприятия электронной промышленности, электростанции и т.п.

Третья группа, это предприятия сферы услуг. К таким организациям относятся, например, банки, образовательные учреждения, медицинские учреждения, рестораны и пр.

Для всех предприятий можно выделить общие группы процессов, связанные с производством продукции или предоставлением услуг.

К таким процессам относятся:

• бизнес процессы – это процессы, обеспечивающие взаимодействие внутри организации и с внешними заинтересованными сторонами (потребителями, поставщиками, надзорными органами и пр.). К этой категории процессов можно отнести процессы маркетинга и продаж, взаимодействия с потребителями , процессы финансового, кадрового, материального планирования и учета и пр.
• процессы проектирования и разработки – это все процессы, связанные с разработкой продукции или услуги. К таким процессам относятся процессы планирования разработки, сбора и подготовки исходных данных, выполнение проекта, контроль и анализ результатов проектирования и пр.
• процессы производства – это процессы, необходимые для производства продукции или предоставления услуг. К этой группе относятся все производственные и технологические процессы. Они также включают в себя процессы планирования потребности и планирования мощностей, логистические процессы и процессы обслуживания.
• процессы контроля и анализа – эта группа процессов связана со сбором и обработкой информации о выполнении процессов. К таким процессам относятся процессы контроля качества, операционного управления, процессы контроля запасов и пр.

Большинство процессов, относящихся к этим группам, может быть автоматизирована. На сегодняшний день, существуют классы систем, которые обеспечивают автоматизацию этих процессов.

ТЗ на подсистему "Склады" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления складами предприятия.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации складским хозяйством промышленного предприятия.

Документ включает в себя 26 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

ТЗ на подсистему "Документооборот" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации документооборота промышленного предприятия.

Документ включает в себя 17 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

ТЗ на подсистему "Закупки" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию процессов закупок и управления поставщиками.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации закупками и управления поставщиками промышленного предприятия.

Документ включает в себя 23 страницы. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

Стратегия автоматизации процессов

Автоматизация процессов представляет собой сложную и трудоемкую задачу. Для успешного решения этой задачи необходимо придерживаться определенной стратегии автоматизации. Она позволяет улучшить процессы и получить от автоматизации ряд существенных преимуществ.

Кратко, стратегию можно сформулировать следующим образом:

• понимание процесса . Для того чтобы автоматизировать процесс необходимо понимать существующий процесс со всеми его деталями. Процесс должен быть полностью проанализирован. Должны быть определены входы и выходы процесса, последовательность действий, взаимосвязь с другими процессами, состав ресурсов процесса и пр.
• упрощение процесса . После проведения анализа процесса необходимо упростить процесс. Лишние операции, не приносящие ценности, должны быть сокращены. Отдельные операции могут объединяться или выполняться параллельно. Для улучшения процесса могут быть предложены другие технологии его исполнения.
• автоматизация процесса . Автоматизация процессов может выполняться только после того, как процесс максимально упростился. Чем проще порядок действий процесса, тем проще его автоматизировать и тем эффективнее будет работать автоматизированный процесс.

Преимущества автоматизации процессов

Автоматизация процессов позволяет существенно повысить качество управления и качество продукта. При внедрении СМК автоматизация дает существенный эффект и дает возможность организации значительно улучшить свою работу. Однако, прежде чем принимать решение об автоматизации процессов, необходимо оценить преимущества выполнения процессов в автоматическом режиме.

Как правило, автоматизация процессов дает следующие преимущества:

• увеличивается скорость выполнения повторяющихся задач . За счет автоматического режима одни и те же задачи могут выполняться быстрее, т.к. автоматизированные системы более точны в действиях и не подвержены снижению работоспособности от времени работы.
• повышается качество работы . Исключение человеческого фактора значительно снижает вариации исполнения процесса, что приводит к снижению количества ошибок и, соответственно, повышает стабильность и качество процесса.
• повышается точность управления . За счет применения информационных технологий в автоматизированных системах появляется возможность сохранять и учитывать большее количество данных о процессе, чем при ручном управлении.
• параллельное выполнение задач . Автоматизированные системы позволяют выполнять несколько действий одновременно без потери качества и точности работы. Это ускоряет процесс и повышает качество результатов.
• быстрое принятие решений в типовых ситуациях . В автоматизированных системах решения, связанные с типовыми ситуациями, принимаются гораздо быстрее, чем при ручном управлении. Это улучшает характеристики процесса и позволяет избежать несоответствий на последующих стадиях.

Несмотря на очевидные преимущества, автоматизация процессов не всегда целесообразна. После проведения анализа и оптимизации может оказаться, что автоматизация процессов не требуется или экономически невыгодна.

В ряде ситуаций ручное выполнение процессов может оказаться более предпочтительным, чем автоматизация:

• операции процесса сложны для автоматизации . С технологической, либо с экономической точки зрения некоторые операции процесса бывает очень сложно автоматизировать.
• короткий жизненный цикл продукции . Если продукт должен быть разработан и внедрен в короткий период времени, или продолжительность его существования на рынке невелика, то автоматизация процесса может оказаться нецелесообразной. Ручное выполнение процессов будет менее затратным и более быстрым, чем автоматизация.
• уникальная или единичная продукция . Когда потребителю необходим продукт с уникальными характеристиками ручного труда, такой продукт может быть выпущен только, если процессы выполняются в ручном режиме.
• резкие колебания спроса . Изменение спроса на товар требует изменения объемов производства. Такие изменения легче выполняются при ручном выполнении процесса.

Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?

В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!

Три кита хаоса в бизнесе: как автоматизировать процессы, которых нет

Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.

Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:

• Регулярные ошибки. Петров сделал опечатку, Сидоров завизировал непроверенный документ, Васечкина отправила счет с неправильными реквизитами. Подобные ошибки приносят временные и финансовые потери, дергающийся глаз и работу по ночам.
• Простои. Документ на согласовании неделю, потом вторую, работа стоит. Ключевой сотрудник в отпуске или уволился, не передав дела.
• Общая неразбериха. Куда делась нужная бумага? Почему секретарь в кипе листов не заметил срочный документ? Куда бежать специалисту при обращении клиента, если нужный человек отсутствует? Эта путаница и беготня по коридорам с пачками бумаг раздражают и уж точно не способствуют продуктивной работе.

Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока. Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде. Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также - наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов .

Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.

Бизнес-процессы: что автоматизируем, товарищи?

Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено. Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс. А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.

Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:

1. Устойчивость описанных связей: учтены множественность выбора действий, переходы, условия.
2. Регламентирование действий по ходу процесса: звонки, письма, вложения, обращения, визирования.
3. Логическое завершение: конкретная досягаемая цель.

Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».

В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов - это подготовка к проекту их автоматизации.

Здорово ли сердце вашего бизнеса?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение Бизнес-процессы - сердце компании. Как узнать, в форме ли ваш бизнес? Обратитесь к нам и узнайте, как получить максимум от бизнес-процессов и раскрыть полный потенциал вашей компании.

Заказать консультацию

Основная цель разработки бизнес-процессов - это волшебное превращение хаотично сплетенных цепочек внутрифирменных взаимодействий в упорядоченные, согласованные и понятные алгоритмы. Да будет порядок в работе, офисе, в головах сотрудников и в умах руководителей!

Ури, где кнопка? Цели автоматизации бизнес-процессов

Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников - держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!

Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав. Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство. Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.

Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:

• Упорядочить регулярные задачи.
• Минимизировать человеческий фактор.
• Четко разделить зоны ответственности внутри процессов.
• Держать под контролем все детали процесса.
• Включить в схему взаимодействия клиентов.
• Создать единую ИТ-инфраструктуру с различными правами доступа.
• Экономить время, свое и сотрудниковю.
• В итоге - экономить средства на управлении компанией.

Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!

Управление бизнес-процессами - система одной компании

Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами - «1С:Документооборот 8» - на примерах.

Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.

Секретный ингредиент: как автоматизировать бизнес-процессы без потерь

Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями. То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого. То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».

Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, - задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.

Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:

• выявить «тонкие места» в компании,
• определить, какие цели стоят перед системой автоматизации,
• понять, подойдет ли компании типовой функционал или нужно вносить изменения,
• выяснить, какой набор функций будет для бизнеса оптимален,
• определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь, а что можно и отложить. Например, участки, тормозящие работу всей компании, нужно ставить в приоритет, даже если работа по ним предстоит не самая простая.

Грамотное фиксирование требований к системе и результатов - это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.

Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.

Хотите узнать, каких результатов сможет достичь конкретно Ваш бизнес? Обращайтесь к нам для бесплатной консультации - расскажем!